Propuesta para la creación de una PMO en su organización
Introducción.
El project management por sus características ha sido
aplicado a nivel mundial y evidentemente, por sus resultados. Con
esta premisa y en el entendido de que, necesitamos una correcta
gestión para el logro de los objetivos, en el presente trabajo se
expone la creación de una oficina para administración de proyectos PMO, surgida
principalmente por la necesidad actual de operar en “Home Office”
y mantener al equipo de trabajo enfocado en sus objetivos así como contar con
una herramienta para que los responsables de cada área puedan dar seguimiento.
Desarrollo.
Propuesta para la creación
de una PMO en su organización
Como bien sabemos que cuenta con tres tipos de oficinas de
proyectos: la de apoyo que tiene el rol consultivo principalmente;
la de control que debe estar presente y tomar un papel importante dentro del
desarrollo del proyecto; y finalmente la de dirección siendo está la más
importante o a la que deben de rendir cuentas las dos anteriores.
Vamos a comentar el objetivo de la presente oficina virtual
que tendrá características principalmente de una PMO de control y a
su vez será una herramienta fundamental para la oficina de dirección de proyectos,
actualmente en funciones, pero no establecida formalmente (próximo paso
requerido).
Actualmente en el mercado se cuenta con diversas
herramientas para la administración de proyectos: como lo es Microsoft
Project, y también hay aplicaciones como es el caso de Monday y
algunos muchas más, sin embargo, la gran mayoría requiere una inversión
importante anual. Claro está, que está inversión es recuperada por la
productividad lograda por el equipo.
Ahora nos enfrentamos a un problema de recursos económicos
derivados de la contingencia causada por el Covid-19 y en el afán de
buscar una solución que nos permitiera la administración de proyectos,
estuve revisando aplicaciones, recursos ya existentes y me encontré con “classroom”,
que a pesar de ser una aplicación diseñada principalmente para clases en línea,
me otorga las herramientas necesarias para administrar los proyectos. Entendiendo
esto, la aplicación mencionada: me permite integrar a los equipos de trabajo;
tener un reporte de periódico; contar con reportes específicos por persona;
tener fechas de entrega estipuladas para tareas específicas; entre otros
por lo que comencé a habilitar esta oficina virtual, en la cual, actualmente
no se requiere una inversión económica.
Se contaría con 3 roles que permite actualmente la aplicación de la
siguiente manera:
En el caso de PM sería mi función al diseñar y dar
continuidad a la Oficina Virtual.
El supervisor (Maestro), es el responsable de área o
proyecto que cuenta con un equipo de trabajo (alumnos), que a su vez
desarrollan actividades y las reportan periódicamente.
Dentro de la plataforma se crearon SALONES, que en este caso serían departamentos
o áreas de desarrollo del equipo de trabajo.
Para el PM esta información es visible en su totalidad, mientras que para los Supervisores únicamente es visible los equipos de trabajo en los que colabora aplicando de la misma manera para los colaboradores.
Ya dentro de cada una de las oficinas (salones) tendremos el equipo de trabajo y diversas herramientas. La principal es la siguiente:
Donde tenemos control de cronograma a través del calendario, carpeta de repositorios (reportes, listado de tareas específicas, reportes internos, etc.) y las herramientas del supervisor (profesor) para asignar trabajos específicos, recordatorios, temas de soporte o ayuda, formatos y demás recursos asignados a determinada función, así como los tiempos de entrega de esto.
Cabe mencionar que, los documentos generados por las aplicaciones
propias de Google, no son marcadas como uso de espacio dentro del Google Drive,
por lo que se pueden crear múltiples formatos en este tipo de documentos que
serán visibles al equipo además de no representar uso adicional a las cuentas
del drive de cada integrante del equipo. Así mismo, dentro de la hoja de
cálculo, ya se tiene plantillas para generar diagramas de Gantt entre otras útiles
para los proyectos.
Esta funcionalidad y herramientas ya fueron dadas a conocer
al equipo de trabajo, a través de una reunión vía MEET, y se harán sesiones
independientes por equipo de trabajo para su capacitación en el uso, así como
aclarar dudas al respecto.
Conclusiones y recomendaciones.
La Oficina virtual descrita anteriormente fue forzada a
establecerse por las condiciones actuales de distanciamientos social, una de las
principales limitaciones es, el acceso de calidad a internet y el
desconocimiento de las herramientas por parte del equipo de trabajo, sin
embargo, al ser una aplicación que se puede integrar a celulares o pc, y el
hecho de que parte de los recursos ya son utilizados actualmente consideramos
que será menos problemático su establecimiento.
Bibliografía.
1.
Guía del PMBOK
Sexta Edición. PMI.
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